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提高EXCEL录入速度十大绝招 之三 [复制链接]

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离线挽弓射雕
 
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只看楼主 倒序阅读 使用道具 0 发表于: 2006-01-22
 第六招--一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷:

  先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,用"编辑替换"命令(或按Ctrl+H键),打开"替换"对话框(如图 4),在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X",在"替换值"下面的方框中输入"※",将"单元格匹配"前面的"∨"号去掉(否则会无法替换),然后按"替换"按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时,这样做就可达满足这要求。注意:此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中,最好选定A1单元格。),也可以按"全部替换"按钮,一次性全部替换完毕(这样做表格中所有的x都被替换掉,且鼠标可以选定在任何单元格中)。

  



  第七招--快速复制法。有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入:

  ①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如"砖混结构"),我们先在第1个单元格中输入该文本,然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。

  ②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。

  ③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,可以直接按下Ctrl+'键就可以完成输入。

  ④如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下"Ctrl+Enter"键即可。

  第八招--定义格式法。有时我们需要给输入的数值加上单位(如"平方米"等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们?quot;自定义"单元格格式的方法来实现单位的自动输入:

  我们先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值!),然后在按住Ctrl键的同时,选取所在需要加同一单位的单元格,用"格式→单元格"命令,打开"单元格格式"对话框(如图 5),在"数字"标签中,选中"分类"下面的"自定义"选项,再在"类型"下面的方框中输入"#"平""方""米"",按下确定键后,单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。

  
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